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河北科技学院公文处理及文件管理办法

时间:2014年12月30日点击:


第一章 总则

第一条  为使河北科技学院(以下简称学院)公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高发文工作的质量和效率,根据《国家行政机关公文处理办法》,并结合我院实际,特制定本管理办法。

第二条  学校公文是以学校的名义,按照隶属关系和职权范围行使法定权利的表现形式,是传达贯彻学校的方针政策、发布行政管理办法和规章、施行行政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。

第三条  学校各部门应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。

第四条  公文处理必须做到及时、准确、简捷、安全。

第五条  各部门的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保学校机密。

第二章  公文种类

第六条  公文种类主要有:

(一)  请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(二)  报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(三)  指示

适用于对下级机关部署工作,阐明工作活动的指导原则。

(四)  通告、公告

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事。

“公告”适用于向学校内外宣布重大事项。

(五)  批复

适用于答复下级机关请示事项。

(六)  通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免和聘用干部。

(七)  通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(八)  决定、决议

“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

“决议”适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

(九) 

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

(十)  会议纪要

适用于记载和传达会议情况及议定事项,要求有关单位共同遵守执行。

(十一)        计划

适用于进行工作安排。

(十二)        其他公文

以上没有列明的公文种类。

第三章  公文格式

第七条  公文格式一般由机密等级、保密期限、紧急程度、发文机关、公文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、单位印章、成文时间、主题词等。

第八条  行文用纸幅面及版面尺寸

行文用纸采用A4型纸,上下白边为37mm±1mm,左右白边为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。张贴的通告、通知用纸大小,根据实际需要确定。

第九条  行文中图文的颜色

未作特殊说明行文中图文的颜色均为黑色。

第十条  排版规格

以红头文件发出的公文,标题用2号宋体字,正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字,一般每页排22行,每行28个字。

其他公文未作特殊说明的,标题用3号黑体字,正文用4号宋体字,文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字。

第十一条  眉首

(十三)        秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,两字之间空一字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(十四)        紧急程度

如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空一字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

(十五)        发文机关标识

发文机关标识使用宋体字,用红色标识。

党发文套用“中共河北科技学院委员会文件”红头;院发文套用“河北科技学院文件”红头;处室、院系(部)、中心、馆、后勤处等文件套用“河北科技学院处部室文件”红头。党发文、院发文字号使用小初号宋体字加粗,处部室文件字号使用一号宋体字加粗。

(十六)        公文字号

公文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角扩号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编001),不加“第”字。公文字号下有一条与版心等宽的红色反线。

(十七)        签发人

上报的行文如需标识签发人姓名,应平行排列于公文字号右侧。公文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字表示签发人姓名。

如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使公文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。

第十二条  主体

(一)公文标题

红色反线下空2行,用2号宋体字或3号黑体字(具体区别见第十条),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

文件标题应当准确、简要地概括文件的内容并标明发文机关、名称和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其它标点符号。

(二)主送部门

标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋体字,回行时仍要顶格;最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使行文首面不能显示正文时,应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

(三)行文正文

主送部门名称下一行,每自然段左空2字用3号仿宋体字或4号宋体字(具体区别见第十条),回行顶格,数字、年份不能回行。

(四)附件

行文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。附件应与行文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与行文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格表示行文的公文号并在其后标识附件(或带序号)。

(五)发文时间

发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0”;发文时间的字体、字号与正文相同,标识位置见第十二条(七)款。

(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称,联合发文,应将主办单位排列在前。发文单位字体、字号与正文相同,位置及其它要求见第十二条(七)款。

(七)行文生效标识

1.单一发文印章

单一部门制发的行文落款处,置发文单位名称,下一行标识发文时间。发文时间右空4字;加盖印章应距正文2mm-4mm,端正、居中下压发文时间,印章用红色。

当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在发文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在发文时间上。

2.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时,应将发文时间拉开,左右各空7字;主办部门印章在前;两个印章均压发文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文单位名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下一行右空2字标识发文时间。

3.特殊情况说明

对印章与正文不能同处一面时不得采取“此页无正文”标注方式的特殊说明。目的是使印章与正文务必同处一页,不留任何空白,堵住变造公文的漏洞。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决。

第十三条  附注

行文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加括“()”标识,在发文时间下一行。

第十四条  版记

(一)“主题词”、词目用3号黑体字,居左顶格标识,后标识全角冒号,词目之间空一字。

(二)抄送

行文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用4号宋体字标识“抄

送”,后标全角冒号;抄送部门间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送部门对齐;在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下,标识方法同抄送部门。

(三)印发部门和印发时间

位于抄送部门之下(无抄送部门在主题词之下)占1行位置;用4号宋体字。印发部门左空1字,印发时间右空1字。印发时间以行文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

(四)版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

(五)版记的位置

版记应置于行文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。

第十五条  页码

页码是标记公文张页的顺序号,用小五号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘居中排布,数码左右各放一条一字线。

第十六条  行文的特定格式

(一)上行文

1.文头(眉首)标识

红色反线之上左边缘空1字,标识发文机关的公文字号;红色反线之上右边缘空1字,标识发文机关的签发人姓名。

2.根据需要,在正文之下与版记之上的附注位置,左空2字,标识发文机关的联系人姓名和联系电话,并用圆括号括入。

3.在版记中不得标识打印人、校对人和印刷文件份数。

(二)信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用宋体字,字

号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

(三)会议纪要格式

会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成,其标识位置同标准公文,字号由发文机关酌定。其它要素从本标准相关要素说明。

第十七条  文件书写(缮写、拟办、签收等)一般使用钢笔字、毛笔、签字笔,不得使用圆珠笔、铅笔和复写。

第十八条  公文的装订

公文一律在左侧装订,不要压住文字,也不能只订一颗订书钉。

第十九条  特定事项的处理

(一)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

(二)“报告”不得夹带请示事项。

(三)向下级机关或者本部门的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

(四)对上级单位的请示或报告,用单位组织名义发文。

(五)与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。

(六)内部行文。可按问题的种类和性质,用处室、院系(部)、中心、馆、后勤处等名义行文,相互之间不得使用发文形式解决问题,发文须经主管副校长审阅。

(七)各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。

(八)发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。

第四章 收文处理

第二十条  收文处理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。学校与外界往来的文件由党政办公室统一登记、收文,并填制河北科技学院收文阅办单。内部制发文件流转,由各处、室、部门自行登记、收文、立卷、存档。

第二十一条  上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,即时呈送领导批阅,如领导出差,立即送党政办公室领导处理。

第二十二条  承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或处理。领导之间不宜横向传递,以免积压或传失。

第二十三条  凡需以学校名义办理的公文,应先送党政办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送校长批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无需送校长阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

第二十四条  各单位收到急件时,应在1天内答复;普通文件,3天内应办理,最迟不超过7天。需研究而无法立即办理的,应书面或口头简要答复。

第二十五条  加强公文检查催办工作。文秘人员对领导批示的公文及学校发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各处室、院系、中心、馆、后勤处等对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。

第二十六条  领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。

第二十七条  分送有关领导或部门阅办的文件,均应建立送阅登记。领导或部门审批、传阅文件,一般在二十四小时之内交回,办公室要及时催办、催阅。

第五章 发文处理

第二十八条  发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。

第二十九条  草拟公文的要求

(一)要符合国家的方针、政策、法律、法令和学校的有关规定。如提出新的政策规定,要尽量与原来的有关规章制度相衔接,并加以说明。

(二)情况真实,观点明确,文字精练,条理清楚,层次分明,标点符号正确,篇幅力求简短。

(三)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

(四)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸,文件字迹要清楚,文面应保持整洁,凡是文面混乱不清的,要重新清稿。

(五)数字的写法。正文文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其它用汉字书写。

(六)章节序号的写法。一般应按下列顺序排列:第一层“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,第五层为“①”。

(七)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

第三十条  公文审核

党政办公室对公文格式进行初步审核,不符合格式要求的公文退回拟稿单位,并说明原因。

修改后的公文将返回办公室再次审核,审核后的文稿由拟稿单位送分管校领导修改、签发。

第三十一条  公文签发

(一)学校所有发文均需填制河北科技学院发文审批单(以下简称审批单)。

(二)各处室、院系、中心、馆、后勤等单位草拟的公文先由拟文单位领导在审批单“核稿人”一栏签字;如公文内容涉及其它业务部门的,应主动找相关部门会签,并由该部门领导在“会签”一栏中签署意见。

(三)拟文单位领导签署意见后的公文,若以学校名义发文,应由相关副校长会签后,送校长签发;以党委名义发文,送党委书记签发;以处部室名义发文,送主管副校长签发,文稿内容涉及校领导职能交叉时,还应送相关校领导分别阅示,并在审批单“会签”一栏中签署意见。

(四)党政办公室对校领导签发后的文稿编号,拟文单位将文稿的电子版送打印室修改打印,由办公室核稿人员最后复核,送打印室根据要求份数印制文件。

(五)办公室用印。下发文用印后由办公室统一下发,上报文用印后由办公室上报。

(六)签发后的公文不得再作任何修改,若确需修改必须重新送签。

(七)发文用印后交档案室三份存档。

第六章 公文的管理

第三十二条  各处室、院系、中心、馆、后勤等单位要有专人负责文书的管理工作,建立严格的管理制度,加强对相关人员保密纪律教育,做好公文的管理工作。严禁将秘密公文带往公共场所和家中。公文传递过程中,必须办理登记、签收、注销手续,并按照收文薄检查归档,以防遗漏。

第三十三条  各单位工作中形成的公文文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录像带、录音带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交文书或有关人员核对整理后,于次年第一季度送交档案室归档,各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第三十四条  文件使用手续

(一)来文传阅、借阅、清交等均要严格签字登记手续,以防遗漏。

(二)复印收文要严格控制内容和份数,由领导批准后方可复印。

第三十五条  没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后,交原单位自行保管。

 

 

                                                                                          二〇一四年十二月三十日

 


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